Рассылка уведомлений по электронной почте

Оперативное реагирование на происходящие события, быстрота принятия управленческих решений, все это - важные составляющие эффективного управления компанией. Одним из инструментов, позволяющих повысить оперативность принятия решений, является своевременное информирование всех заинтересованных лиц о поступлении денежных средств от покупателей, проведении платежей поставщикам, движении финансовых документов в организации. В программах SysTecs эта важная задача решается путем рассылки уведомлений всем заинтересованным лицам по электронной почте.

Работа с уведомлениями: просмотр, редактирование, рассылка

Для работы с уведомлениями в программах SysTecs предназначен журнал "Уведомления на e-mail". Форма журнала имеет следующий вид:

Форма журнала "Уведомления на e-mail"
Форма журнала 'Уведомления на e-mail'

Форма журнала содержит две страницы: "Новые уведомления" и "Отправленные уведомления". На странице "Новые уведомления" выводится список уведомлений, предназначенных для рассылки адресатам по электронной почте. На второй странице выводится список успешно отправленных уведомлений. Состав списка отбирается по значению учетной записи, указанной в форме (по умолчанию - системная учетная запись). Форма уведомления на e-mail имеет следующий вид:

Форма уведомления на e-mail
Форма уведомления на e-mail

Форма уведомления на e-mail содержит следующие реквизиты:

  • Организация - компания, в которой зарегистрировано уведомление. При вводе нового уведомления в реквизит подставляется значение организации из документа-основания;
  • Дата – дата создания уведомления;
  • Учетная запись - учетная запись электронной почты, используемая для рассылки уведомлений;
  • Документ основание - документ, на основании которого сформировано уведомление. Может принимать значение платежного и финансового документов. Реквизит заполняется автоматически и недоступен для редактирования;
  • Кому - список получателей текущего уведомления. Может принимать значение справочников "Физические лица" и "Контрагенты";
  • Тема – тема рассылаемого уведомления;
  • Текст уведомления - текст рассылаемого уведомления;
  • Кодировка – вид кодировки почтового сообщения (значение по умолчанию utf-8);
  • Выявлена ошибка в реквизитах уведомления – признак ошибки, выявленной при отправке уведомления.

Отправка уведомлений осуществляется при нажатии на кнопку "Отправить уведомления", расположенную на командной панели формы журнала уведомлений. Процесс отправки состоит из следующих этапов:

  • Установка соединения с сервером исходящей почты. Для установки соединения с почтовым сервером на компьютере пользователя необходимо обеспечить доступ в интернет! Параметры сервера и данные для аутентификации (пользователь, пароль) задаются в реквизитах учетной записи, указанной в форме уведомления. О результатах соединения система оповещает в окне сообщений программы 1С:Предприятие;
  • Передача пакета уведомлений. После соединения с почтовым сервером происходит передача новых уведомлений, размещенных на странице журнала "Новые уведомления". В случае успеха система присваивает статус "Выполнено" каждому отправленному уведомлению. Если по каким-либо причинам передача уведомления не состоялась, система выдает пользователю сообщение с указанием причины ошибки и устанавливает признак ошибки в форме уведомления. Уведомления с ошибками при последующих передачах игнорируются (не рассылаются). Процесс передачи уведомлений протоколируется, а результат выдается в окне сообщений программы 1С:Предприятие;
  • Разрыв соединения с сервером исходящей почты. О результатах система оповещает в окне сообщений программы 1С:Предприятие.

Успешно отправленные уведомления перемещаются со страницы журнала "Новые уведомления" на страницу "Отправленные уведомления".

Принципы формирования уведомлений в программах SysTecs

Программы SysTecs позволяют формировать уведомления и рассылать их по электронной почте сотрудникам организации и контрагентам - плательщикам денежных средств. Предметами уведомлений являются операции движения денежных средств в организации и регистрация новых финансовых документов в информационной базе программы.

Уведомления о движении денежных средств в организации

Уведомления о движении денежных средств в организации формируются при проведении новых банковских документов и кассовых документов (в момент приема новых платежных документов из 1С:Бухгалтерии). Для запуска процессов создания уведомлений необходимо выполнить следующие настройки:

  • Создать учетную запись электронной почты и указать ее в настройках организации в качестве учетной записи, используемой для рассылки уведомлений (справочник "Организации", форма настроек параметров рассылки);
  • Определить получателей уведомлений. Получателями уведомлений могут являться как заинтересованные сотрудники организации (справочник "Физические лица"), так и контрагенты - плательщики денежных средств (справочник "Контрагенты"). Рассмотрим порядок формирования уведомлений для каждого из них:
    • Формирование уведомлений для сотрудников. В программах SysTecs существует возможность формировать уведомления сотрудников организации о проведении операций взаиморасчетов (перечисление или поступление денежных средств) с контрагентом, за которого они отвечают. Состав сотрудников, ответственных за расчеты с контрагентом, задается в форме справочника "Контрагенты" или в интерфейсе настройки зон ответственности сотрудника. В этих формах настройки для каждого ответственного лица можно установить признак рассылки уведомлений на e-mail. Адрес электронной почты сотрудника указывается в форме справочника "Физические лица". Уведомление формируется в момент проведения операции поступления или расходования денежных средств в организации;
    • Формирование уведомлений для плательщиков. Программы SysTecs позволяют формировать для плательщиков уведомления, подтверждающие поступление от них денежных средств в организацию. Признак рассылки уведомлений и адрес электронной почты плательщика указываются в форме справочника "Контрагенты". Уведомление формируется в момент проведения операции поступления денежных средств от плательщика в организацию;
  • При необходимости откорректировать текст шаблона уведомлений. Текст шаблона уведомлений задается в форме настроек параметров рассылки, которая открывается из формы элемента справочника "Организации".

Уведомления о регистрации финансовых документов

В системе учета финансовых документов существует возможность уведомления сотрудников организации о регистрации новых финансовых документов в программе. Для создания уведомлений необходимо выполнить следующие настройки:

  • Создать учетную запись электронной почты и указать ее в настройках организации в качестве учетной записи, используемой для рассылки уведомлений (справочник "Организации", форма настроек параметров рассылки);
  • Определить получателей уведомления. Состав получателей уведомления о регистрации нового финансового документа задается в форме документа на закладке "Уведомить". Уведомление создается при записи нового документа.
Ctrl+Enter
OrphoCheck
Интернет без ошибок
SysTecs: Программы и решения для вашего бизнеса на платформе 1С
© 2009 - 2014 ИКЦ "Системы и технологии"