Календарное планирование и контроль поступления денежных средств

Одним из наиболее важных для руководителя каждого предприятия является вопрос, когда и сколько денежных средств поступит в компанию. Решение задачи постановки и организации согласованного и контролируемого процесса поступления денежных средств обеспечивает система календарного планирования и контроля поступления денежных средств, объединяющая в себе все наиболее востребованные инструменты для решения этой задачи.

Для отражения в платежном календаре предприятия ожидаемых к поступлению сумм денежных средств предназначен документ "План поступления денежных средств", с помощью которого можно запланировать любые виды ожидаемых платежей в разрезе организаций, видов денежных средств, расчетных счетов, источников поступлений и т.п. Помимо этого "линейного" способа планирования система предоставляет пользователям целый ряд инструментов, обеспечивающих эффективную и удобную работу с различными видами поступлений. В общем случае все задачи планирования поступления денежных средств большинства предприятий можно объединить по основным признакам в три группы:


Планирование поступлений от покупателей и заказчиков

Планирование поступлений от покупателей и заказчиков по договорам является наиболее ответственной задачей во всем блоке планирования поступлений. Это объясняется тем, что в большинстве организаций именно этот денежный поток имеет наибольший вес в общей массе поступлений денежных средств, а также характеризуется значительным количеством покупателей и многообразием договорных условий с каждым из них (поставка по предоплате, отсрочка оплаты, календарные графики платежей и т.п.).

Работа с такими контрагентами в обязательном порядке строится на основании заключенных договоров, и в большинстве случаев условия расчетов предусматривают два варианта: расчеты, производимые после факта отгрузки, и расчеты по предоплате. В первом варианте основанием для планирования оплаты являются факты передачи товаров или выполнения работ, оформленные соответствующими первичными документами - расходными накладными или актами выполненных работ. Во втором варианте – счета, выставленные на предоплату.

Как правило, календарный план поступления денежных от покупателей используется только специалистами отдела продаж, и проблема заключается в том, что эта информация не структурирована, разрознена и не доступна как для оперативного контроля, так и для своевременного выявления неплатежеспособных контрагентов. Зачастую процедура контроля расчетов строится только на основании анализа текущей дебиторской задолженности, в этом случае данные о запланированных предоплатах не учитываются вообще, а вся задолженность делится на две группы: первая - просроченная задолженность; вторая - текущая. При таком подходе ни по первому, ни по второму виду дебиторской задолженности компания не имеет календарных графиков погашения, а если рассмотреть ситуацию глубже, то помимо низкой эффективности контроля над расчетами с покупателями, отсутствие плана поступления денежных средств снижает до минимума эффективность планирования и управления платежами предприятия.

Главной задачей подсистемы планирования поступлений от покупателей является контроль исполнения установленного договорными отношениями порядка и календарного плана платежей. При этом информация о любых отклонениях от заложенного плана должна быть доступна сотрудникам предприятия в оперативном режиме, что в свою очередь обеспечит возможность своевременного принятия решений по выявленным ситуациям. Использование платежного календаря позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников, отвечающих за контроль расчетов с покупателями и заказчиками, а также организовать прозрачный и контролируемый процесс поступления денежных средств.

На следующей схеме представлена общая схема планирования поступлений денежных средств от покупателей и заказчиков, работа с которыми ведется на договорных условиях.

Схема планирования поступлений от покупателей и заказчиков

Основным инструментом, предназначенным для планирования и управления поступлениями от покупателей и заказчиков, работа с которыми ведется на основании заключенных договоров и соглашений, является интерфейс "Планирование поступления денежных средств". Объединяя в себе данные о фактическом движении денежных средств, запланированных суммах поступлений, как в виде сводного календарного плана поступлений, так и в виде отчета, детализированного в разрезе контрагентов и их договоров, он предоставляет пользователям системы "Платежный календарь" удобный инструмент для выявления отклонений поступлений от установленных графиков платежей. Возможности данного интерфейса помимо отображения информации, необходимой для анализа текущей ситуации, также обеспечивают удобный ввод информации о планируемых платежах и доступ к различным вспомогательным инструментам: помощникам, отчетам и детализированным расшифровкам. Полный перечень инструментов, использующихся при работе с блоком планирования поступлений от покупателей и заказчиков, приведен в следующем списке:

Планирование поступлений от розничной торговли

Для планирования поступлений денежных средств от реализации товаров через розничные точки предназначен документ "Планирование регламентных поступлений", ввод которого осуществляется через журнал регламентных платежей и поступлений. Данный документ содержит специальную закладку "Розничная выручка", на которой можно указать суммы ожидаемых поступлений за каждый день по указанной торговой точке. Следует отметить, что поскольку достаточно часто розничная выручка сдается в банк, на закладке "Инкассация" можно настроить правила, позволяющие автоматически запланировать операции инкассации сумм розничной выручки.

Планирование привлечения заемных средств

Операции по привлечению заемных средств, а также выдаче кредитов и займов в системе платежного календаря объединены в денежный поток "Расчеты по кредитам и займам", в рамках которого и осуществляется планирование и платежей. Поскольку данный денежный поток является типичным двунаправленным, он представлен в интерфейсах планирования и поступлений, и платежей. Как правило, заемные средства привлекаются предприятиями для пополнения оборотных средств и предотвращения ситуаций возникновения кассовых разрывов, поэтому для планирования получения кредитов удобно использовать отчет "Платежный календарь", который позволит не только оценить объем требуемых денежных средств, но более точно определить период в котором они потребуются.

Планирование прочих поступлений

К прочим поступлениям относятся различные виды операций, которые не относятся к основным денежным потокам, используемым при планировании поступлений. Как правило, в большинстве предприятий эти операции не носят систематический характер, и при их планировании не требуется никаких специальных интерфейсов. Запланировать такие поступления можно просто введя документ "План поступлений" в соответствующем журнале.

Ctrl+Enter
OrphoCheck
Интернет без ошибок
SysTecs: Программы и решения для вашего бизнеса на платформе 1С
© 2009 - 2014 ИКЦ "Системы и технологии"