Реестр документов по типам

Отчет "Реестр документов по типам" предназначен для формирования реестра документов конкретного типа относительно направления их движения. С его помощью можно получить список всех внутренних, входящих или исходящих документов организации. Отчет доступен из пункта главного меню "Учет документов" - "Реестр документов по типам" или с рабочего стола "Учет документов" по одноименной ссылке.

Данные отчета собираются из документов, зарегистрированных в системе учета.

Ниже приведен фрагмент сформированного реестра документов по типам:

Реестр документов по типам
Реестр документов по типам

Строки реестра содержат номер и дату документа, регистрационный номер, информацию об ответственных лицах, и количестве и размере прикрепленных файлов. При расшифровке данных строки отчета открывается форма документа.

Из формы отчета можно быстро зарегистрировать новый документ. Для этого нужно нажать на кнопку "Ввести документ" на верхней командной панели.

Вы также можете скачать пример реестра входящих, исходящих или внутренних документов в формате MS Excel.

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

  • Период формирования реестра. Документы, зарегистрированные в системе, имеют собственную дату (не путать с датой регистрации!), по которой они и отбираются для данного реестра. При открытии формы отчета устанавливается период "по умолчанию", равный текущему месяцу.
  • Организацию, для которой формируется реестр документов. При открытии формы отчета реквизит автоматически принимает значение настройки "Основная организация" из списка персональных настроек пользователя.
  • Тип документов, по которым формируется реестр. Может принимать одно из предопределенных значений: "Входящий", "Исходящий" или "Внутренний". Указание типа документов обязательно.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

При формировании отчета пользователь может самостоятельно настроить группировки строк по следующим аналитическим разрезам:

  • Организация - элемент справочника "Организации", указывающий организацию, в которой зарегистрирован документ (не следует путать с организацией, которая создала оригинал документа. Так, в документе сторонней компании "Компания А", зарегистрированном в организации "Организация Б", реквизит будет иметь значение "Организация Б");
  • Подразделение - центр финансовой ответственности (подразделение) организации, к которому относится документ. Например, договоры могут относиться к юридическому отделу, приказы по персоналу - к отделу кадров;
  • Контрагент - юридическое или физическое лицо, которое является адресатом документа. Например, приказ о предоставлении отпуска работнику в реквизите "Контрагент" может содержать ссылку на конкретного сотрудника (из справочника "Физические лица"), а договор о поставке товаров - ссылку на поставщика (из справочника "Контрагенты");
  • Договор контрагента - детализация отношения документа к конкретному договору контрагента (если таковой имеется). Группировка имеет значение для внешних документов, регулирующих деловые отношения с покупателями и поставщиками. Она позволяет выбрать все документы, относящиеся к договору;
  • Ответственный за документы сотрудник - сотрудник организации, который отвечает за ведение документа. Можно сгруппировать данные отчета по ответственным лицам, чтобы контролировать объем документов, проходящих через сотрудников компании;
  • Гриф секретности - дополнительная группировка данных по степени доступности документов ;
  • Автор - группировка по пользователям, которые вносили документы в систему.

Отбор, группировку и сортировку данных отчета можно произвести на панели "Настройки", которая вызывается одноименной кнопкой с панели инструментов отчета.

Дополнительная информация по использованию отчета

Расшифровка данных, которая вызывается в строках реестра, представляет собой документ, который был зарегистрирован в системе.

Отчет "Реестр документов по типам" доступен пользователям, обладающим правами "Учет документов" или полными правами.
Ctrl+Enter
OrphoCheck
Интернет без ошибок
SysTecs: Программы и решения для вашего бизнеса на платформе 1С
© 2009 - 2014 ИКЦ "Системы и технологии"