Управление заявками на платежи

Задача организации прозрачного и эффективного процесса сбора, согласования и утверждения заявок на платежи наиболее актуальна на предприятиях, имеющих развитую организационную структуру: несколько центров финансовой ответственности, значительную численность персонала, вовлеченного в процесс инициирования платежей, а также использование процедур согласования и утверждения планируемых расходов. За решение этой задачи в программе "Управление финансами" отвечает система управления заявками на платежи, позволяющая организовать эффективный и контролируемый процесс осуществления платежей, а также предотвратить сверхнормативное или нецелесообразное расходование денежных средств.

Основные возможности системы управления заявками на платежи

Система управления заявками на платежи позволяет:

  • выявить и объединить в едином информационном пространстве возникающие потребности в платежах. Поскольку взаиморасчеты между контрагентом и организацией строятся через сотрудников подразделений, вся информация о том, когда, кому и сколько средств необходимо перечислить находится у них. В обычном виде эта информация не структурирована, разрознена и не доступна для оперативного анализа и принятия решений руководством компании. Регистрация всех планируемых сделок с поставщиками (контрагентами) в виде заявок на платежи позволяет объединить и упорядочить информацию о потребности в платежах, а также получить общий объем денежных средств, необходимых для проведения расчетов с контрагентами;
  • привести к единому стандарту процесс учета проводимых сделок с контрагентами. Единые требования к регистрации (учету) заявок на платежи, возможность прикрепления к заявке сопроводительных документов (договоров, счетов на оплату, сертификатов и т.п.), обеспечивают оперативность анализа и прозрачность планируемых сделок с поставщиками (контрагентами);
  • обеспечить координацию процесса утверждения заявок путем формирования задач всем участникам процесса. Для каждого центра финансовой ответственности и для организации в целом определяется перечень лиц, утверждающих зарегистрированные заявки, и тем самым формируются маршруты движения документов в соответствии с организационной структурой компании. Процесс утверждения, заложенный в систему, позволяет сделать процедуру утверждения заявок более прозрачной, поскольку в каждом документе отражены сведения о тех пользователях, которые утвердили или отклонили заявку на платеж, а также о тех, кто не выполнил поставленную перед ними задачу;
  • планировать платежи контрагентам на основании утвержденных заявок, формируя оперативный план платежей (платежный календарь);
  • контролировать исполнение (оплату) утвержденных заявок на платежи. В каждом документе заявки отражены сведения о сформированных на основании заявки планов расходования денежных средств и платежных документах.

Ниже представлена схема управления заявками, реализованная в системе.

Общая схема управления платежами компании

Порядок работы с заявками на платежи

Для работы с заявками на платежи (регистрации, утверждения) в системе предназначен документ "Заявка на платеж". Порядок работы с документом отвечает общепринятым стандартам документооборота, в соответствии с которыми жизненный цикл заявки состоит из следующих этапов:

  • Формирование заявки - является этапом, на котором подразделения организации заявляют о потребности в проведении платежей, определяя их назначение, сроки исполнения и прочие характеристики путем регистрации в системе документов "Заявка на платеж";
  • Рассмотрение заявок (утверждение или отклонение) - следующий этап, в процессе которого руководитель(ли) рассматривает целесообразность платежа и принимает решение об утверждении либо отклонении заявки;
  • Исполнение заявки – заключительный этап, на котором происходит оплата утвержденных заявок и дальнейший контроль прохождения сделки (поставка материальных ценностей, услуг и т.п.).

На каждом этапе жизненного цикла система формирует задачи для пользователей, причастных к процессу движения (прохождения) документа. Эти задачи позволяют координировать процесс движения заявок и подразделяются на следующие виды:

  • Регистрация - данная задача возникает при записи нового документа заявки и адресована пользователю, создавшему документ (ответственному лицу). Задача исполняется автоматически после передачи документа «На утверждение»;
  • Утверждение - эта задача возникает после передачи документа заявки на утверждение и адресована пользователям, утверждающим заявки в центрах финансовой ответственности и организации в целом. Задача исполняется утверждающим лицом (пользователем) в результате принятого по заявке решения (утверждения или отклонения);
  • Контроль оплаты заявки - задача возникает после утверждения заявки всеми утверждающими лицами и адресована пользователю, сформировавшему документ «Заявка на платеж». Задача исполняется в ручном режиме после прохождения сделки (оплаты и поставки).

В процессе движения документ "Заявка на платеж" может принимать следующие статусы: "Черновик", "На утверждении", "Утвержден" или "Отклонен", "Контроль исполнения", "Исполнен" или "Отменен". Изменение статусов документа происходит в результате выполнения пользователями перечисленных задач. Рассмотрим этапы движения документа "Заявка на платеж" в системе.

Формирование заявки на платеж

На первом этапе сотрудником организации регистрируется документ "Заявка на платеж" и сохраняется в программе. При записи, за документом закрепляется ответственное лицо - пользователь, создавший заявку, а сформированный документ получает статус «Черновик». Статус документа отображается в правом верхнем углу формы документа, а ответственное лицо - в левом нижнем углу. Заявки на исходящие платежи со статусом «Черновик» можно изменять и дополнять без каких либо ограничений.

После того, как заявка на исходящий платеж окончательно сформирована и наполнена достаточной информацией, ее необходимо отправить на утверждение. Для передачи заявки на утверждение необходимо на командной панели формы документ нажать кнопку «На утверждение». В результате документ получит статус "На утверждении".

После получения документом статуса отличного от «Черновик» (например, «На утверждении» или «Утверждена») изменение данных невозможно, т.е. форма документа открывается только для просмотра.

Рассмотрение заявок (утверждение или отклонение)

В системе "Управление заявками на платежи" реализована схема параллельного рассмотрения и утверждения заявок. Это означает, что задачи по утверждению документа возникают одновременно у всех утверждающих лиц. Порядок утверждения заявок на платежи задается администратором программы в настройках списка утверждающих лиц. В зависимости от выполненных настроек заявки, направленные на утверждение, обрабатываются по двум сценариям:

  1. Задан список утверждающих лиц для организации или ЦФО. В этом случае документу, направленному на утверждение, присваивается статус «На утверждении», а для утверждающих лиц создается задача рассмотреть целесообразность оплаты данной заявки. Присвоение документу заявки статуса "Утвержден" возможно только при положительном решении (утверждении) всех утверждающих лиц. Более подробно с порядком утверждения заявок на платежи можно ознакомиться в разделе, описывающем работу помощника утверждения заявок.
  2. Список утверждающих лиц не задан. В этом случае подразумевается, что заявки этого центра финансовой ответственности в утверждении не нуждаются и принимаются к оплате сразу. Такие документы при передаче на утверждение получают статус «Утвержден» и формируют задачи по контролю исполнения заявки.

Исполнение заявки на платеж

Для исполнения утвержденных заявок необходимо выполнить следующие действия:

  1. Запланировать оплату по заявке. Планирование платежей осуществляется в системе "Платежный календарь" с помощью интерфейса "Планирование платежей" документом "План расходования денежных средств". Документ планирования вводится на основании утвержденной заявки и включает сумму платежа по заявке в платежный календарь организации.
  2. Оплатить заявку согласно платежному календарю организации. Работа с платежными документами организации осуществляется в системе "Платежный календарь" с использованием документа "Реестр платежей".
  3. После выполнения всех условий сделки (оплаты, поставки и т.д.) необходимо установить документу "Заявка на платеж" статус "Исполнена". Для этого нужно открыть задачу по контролю исполнения заявки (отображается в списке задач пользователя, сформировавшего документ заявки) и нажать на кнопку "Заявка исполнена".
  4. В исключительных ситуациях утвержденная заявка может быть отменена. Для этого необходимо открыть задачу по контролю исполнения заявки и нажать на кнопку "Заявка отменена".

Управление правами доступа пользователей к документам заявок

Возможность работы с системой формирования и утверждения заявок доступна пользователям, которым установлен набор прав "Формирование заявок на платежи". Этот набор прав позволяет оформлять заявки, отслеживать процесс их согласования, утверждения и оплаты. Пользователи с данными правами НЕ ИМЕЮТ ДОСТУПА к следующим разделам: информации о запланированных платежах и поступлениях, данных о фактическом движении и остатках любых видов денежных средств.

На пользователей, использующих этот набор прав, дополнительно могут быть наложены ограничения по доступу к заявкам в разрезе организаций и ЦФО.

Информационная система "Управление заявками на платежи" включена в программу SysTecs: Управление финансами
Ctrl+Enter
OrphoCheck
Интернет без ошибок
SysTecs: Программы и решения для вашего бизнеса на платформе 1С
© 2009 - 2014 ИКЦ "Системы и технологии"